Integritetspolicy

Under Kevlaret arbetar både stödjande och opinionsbildande inom vårt verksamhetsområde. Organisationen hanterar därför personuppgifter av varierande slag och i olika sammanhang. För oss är det viktigt att du känner dig trygg i din kontakt med oss. Därför kan du här läsa om hur dina personuppgifter behandlas hos oss – i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR).

1. Vilka uppgifter behandlar vi om dig och varför?

Genom att du kommer i kontakt med Under Kevlaret kan du komma att lämna viss information till oss. Här kan du läsa mer om vilka uppgifter vi behandlar om dig, för vilka ändamål vi behandlar dina uppgifter och vilket lagligt stöd vi har för att behandla dina uppgifter.

1.1 Om du söker stöd hos oss online

Vi samlar som utgångspunkt inte in några personuppgifter alls när du chattar med oss, om du inte själv väljer att berätta saker om dig själv för oss som gör att vi kan identifiera dig.

Om du väljer att dela med dig av dina personuppgifter så behandlar vi dem bara genom att chattloggen ligger kvar på vår server samt att vi skickar chatten till dig om du vill att vi gör det och har gett oss din e-post. Vi behandlar alltså dina personuppgifter bara för att kunna chatta med dig och därefter när loggen över vår chattkonversation ligger kvar på vår server.

Samtalen som förs i vårt chattsystem sparas i 12 månader i handlednings- och utbildningssyfte, därefter raderas de. Anledningen är att vi vill kunna kvalitetssäkra kontakterna och säkerställa att stödet blir så bra och givande som möjligt för dig. Endast behörig personal har tillgång till loggarna.

Tekniskt ansvarig hos leverantören av vårt chattsystem har tillgång till systemet och har enligt upprättat personuppgiftsbiträdesavtal förbundit sig till samma tystnadslöfte som organisationens personal. Läs mer om tystnadslöfte längre ner.

Chattsystemet registrerar IP-adresser. Registreringen påverkar inte din anonymitet gentemot Under Kevlaret utan är en övergripande teknisk funktion för att se till att så många som möjligt kan få stöd och samtidigt minska risken att oseriösa personer tar tid från dig som söker stöd hos oss.

1.2 Om du ger bidrag till oss

I din kontakt med Under Kevlaret lämnar du viss information till oss. Vi behandlar dina personuppgifter såsom kontaktuppgifter och betalningsuppgifter i samband med att du exempelvis skänker en gåva till oss.

Dina uppgifter kan när det är nödvändigt för att vi ska kunna genomföra en betalning behöva delas med andra parter såsom våra IT- och systemleverantörer, banker och betaltjänster. Vi har säkerställt att Under Kevlaret lever upp till kraven för GDPR även när dessa parter hanterar personuppgifter för organisationens räkning genom personuppgiftsbiträdesavtal med företagen samt att bankerna har ett utökat ansvar och är självständigt personuppgiftsansvariga.

Dina uppgifter kan även komma att användas för att informera om Under Kevlarets verksamhet via exempelvis post, e-post, telefon eller sms.

Vi behandlar aldrig dina personuppgifter under en längre tid än vad som är tillåtet. Du har också flera rättigheter enligt GDPR, bland annat att få information om vilka av dina personuppgifter som vi behandlar och kontrollera att de är korrekta.

1.2.1 För dig som är månadsgivare

Följande uppgifter behandlar vi om dig som är månadsgivare:

Namn, e-postadress, telefonnummer, betalningsuppgifter. I vissa fall behandlas dina uppgifter i fritext efter kontakt med Under Kevlarets personal.

Uppgifterna behandlas för de här ändamålen:

För att administrera givandet av en gåva.
Återrapportering till dig som månadsgivare om hur din gåva gör skillnad, Under Kevlarets arbete och våra kampanjer.
Återkoppling angående ytterligare möjligheter för dig att stödja oss.
Analys av givargrupper för förbättrad givarkännedom.
Bibehålla en bra givarservice och personlig kontakt med dig som månadsgivare.
Efterleva krav i bokföringslagen (1999:1078).

Uppgifterna behandlas så länge som du är månadsgivare och en period på 36 månader efter att du upphör att vara månadsgivare. Uppgifter kan komma att sparas längre i enlighet med lagkrav, såsom kraven i bokföringslagen.

1.2.2 För dig som ger en enstaka gåva via hemsidan eller Swish

Följande uppgifter kan komma att behandlas om dig:

Namn, e-postadress, telefonnummer och betaluppgifter. I vissa fall behandlas dina uppgifter i fritext efter kontakt med Under Kevlarets personal.

Uppgifterna behandlas för de här ändamålen:

För att administrera givandet av en gåva.
Återrapportering till dig om hur din gåva gör skillnad och våra kampanjer.
Återkoppling angående ytterligare möjligheter för dig att stödja oss.
Analys av givargrupper för förbättrad givarkännedom.
Bibehålla en bra givarservice och personlig kontakt med dig.
Efterleva krav i bokföringslagen (1999:1078).

Uppgifterna bevaras i 36 månader efter det att du senast skänkt en gåva. Uppgifter kan komma att sparas längre i enlighet med lagkrav, såsom kraven i bokföringslagen.

1.2.4 Samarbeten eller potentiella samarbeten

Följande uppgifter behandlas om dig:

Namn, telefonnummer, adress och e-postadress.

Uppgifterna behandlas för de här ändamålen:

För att administrera förhållandet mellan ditt företag och Under Kevlaret.
Kontakt för att vi ska kunna upprätthålla ett pågående samarbete ellet ta initiativ till ett kommande.

Vårt berättigade intresse av behandlingen är kunna administrera kontakten med det företag som du företräder, för att vi ska kunna upprätthålla ett pågående samarbete eller ta initiativ till ett kommande.

Uppgifterna bevaras så länge som du är anställd på företaget, vi har ett pågående samarbete, har planer på ett kommande samarbete och i 36 månader efter den senaste gåvan ditt företag skänkt till Under Kevlaret.

1.3 Om du beställer våra profilprodukter (kläder, koppar etc)

Följande uppgifter behandlas om dig:

Namn, postadress, e-postadress, telefonnummer och betaluppgifter. I vissa fall behandlas dina uppgifter i fritext efter kontakt med Under Kevlarets personal.

Beställningsuppgifter (namn, adress, email och telefonnummer) delas vidare till vår levarantör av profilprodukterna (Printful) för att de ska veta vart produkterna ska skickas.

Uppgifterna behandlas för de här ändamålen:

För att administrera din order och göra det möjligt att skicka produkterna till dig.
Återrapportering till dig om hur ditt stöd gör skillnad och våra kampanjer.
Återkoppling angående ytterligare möjligheter för dig att stödja oss.
Bibehålla en bra stödservice och personlig kontakt med dig.
Efterleva krav i bokföringslagen (1999:1078).

Uppgifterna bevaras i 36 månader efter det att du senast gjorde en beställning. Uppgifter kan komma att sparas längre i enlighet med lagkrav, såsom kraven i bokföringslagen.

1.4 Om du vill engagera dig som volontär hos oss

1.4.1 För dig som anmäler intresse om att bli volontär

Anmälan av intresse för att bli volontär hos Under Kevlaret sker i ett separat digitalt formulär. Personuppgifter som vi behandlar är: namn, ålder, mejl samt vilket uppdrag du är intresserad av. Uppgifterna som du uppger i formuläret är endast för internt bruk och enbart tillgängliga för teamledare, operativ chef och verksamhetsledare på Under Kevlaret.

Behandling och ändamål: Ändamålet är att kunna kontakta dig som har visat intresse för att bli volontär i organisationen när det är dags för rekrytering av nya volontärer, vilket är två gånger per år.

Laglig grund: Den lagliga grunden för lagringen och behandlingen är samtycke. Du som intresserad fyller i ett digitalt ansökningsformulär där du får samtycka till att Under Kevlaret lagrar och behandlar dina personuppgifter för ovan nämnda ändamål i upp till två år.

Efter att du har informerats om att rekryteringen är påbörjad raderas dina uppgifter från ansökningsformuläret. Detta sker en eller två gånger per år och uppgifterna raderas således senast efter två år. Tidsramen är satt satt utifrån hur länge Under Kevlaret bedömer det meningsfullt att spara uppgifterna enligt ovan specificerat ändamål. Du kan när som helst kontakta oss och be att få dina uppgifter raderade.

1.4.2 För dig som skickar in en ansökan om att gå vår volontärutbildning

Ansökan om att bli volontär i Under Kevlaret sker i ett särskilt ansökningsformulär. I ansökan behandlas personuppgifter som namn, kontaktuppgifter, cv och personligt brev. Uppgifterna i dessa dokument är således delvis av vad som kan uppfattas som känslig karaktär. De är endast för internt bruk och endast tillgängliga för behörig personal på Under Kevlaret.

Ändamål och behandling: Ändamålet med lagringen och behandlingen är för att kunna administrera ansökningar och kontakta dig som vill bli volontär i Under Kevlaret. Dina uppgifter kan komma att sparas i upp till två år hos oss, i fall att det blir aktuellt att du söker dig till oss igen. Dessa behandlas endast av behörig personal och sparas i krypterade dokument och skyddas av föreningens dataskyddsrutiner som följer GDPR.

Laglig grund: Den lagliga grunden för lagringen och behandlingen är samtycke för dig som har ansökt som volontär via ett digitalt formulär där du samtycker till att Under Kevlaret lagrar och behandlar dina personuppgifter. Du kan när som helst kontakta oss och be att få dina uppgifter raderade.

2. Övriga kontakter

Alla har inte kontakt med oss inom ramen för vår stödjande verksamhet eftersom Under Kevlaret också bedriver ett opinionsbildande arbete. För oss är det viktigt att alla känner sig trygga i hur vi hanterar personuppgifter.

När du exempelvis väljer att prenumerera på vårt nyhetsbrev, deltar i någon av våra utbildningar eller skickar in din berättelse får du alltid godkänna att vi behandlar personuppgifter som du lämnar till oss. Dessa sparas så länge det är relevant för vår verksamhet, hur länge detta gäller anges i denna policy eller vid ditt godkännande. Inskickad berättelse raderas senast 2 år efter att berättelsen inkommit.

Mejl och övrig information som inkommer till Under Kevlaret rensas regelbundet och sparas i två år eller i undantagsfall något längre om den är relevant för vår verksamhet under en längre tidsperiod.

Under Kevlaret kan komma att använda oss av personuppgifter för att informera om vår verksamhet och fråga om en gåva. Dina personuppgifter kan komma att användas för utskick med information om vår verksamhet och förfrågningar om gåvor via telefon, post, e-post eller SMS fram till dess att du invänder mot att bli kontaktad av oss för detta ändamål.

3. Tystnadslöfte

All personal och alla volontärer på Under Kevlaret arbetar under tystnadslöfte. Det betyder att våra volontärer inte delar med sig av information till någon utanför organisationen – varken det du berättar för dem eller vem du är. Vår anställda personal kan komma att bryta tystnadslöftet om vi behöver göra en orosanmälan. Detta sker i så fall alltid i samråd med dig.

4. Anmälningsplikt

Anmälningsplikt är den plikt som vissa myndigheter eller yrkesroller har att anmäla till Socialtjänsten om en misstänker att ett barn far illa. Detta kallas att göra en orosanmälan. Vi som arbetar eller är volontärer på Under Kevlaret har ingen anmälningsplikt eftersom vi är en ideell organisation. Men vi hjälper dig gärna att komma i kontakt med Socialtjänsten eller gör en orosanmälan för dig om du är under 18 år och vill ha vår hjälp med detta.

5. Användning av cookies på webbplatsen

Vad är en cookie?

En cookie är en liten textfil som lagras på din dator eller mobila enhet via din webbläsare. Cookies används på många webbplatser för att ge en besökare tillgång till olika funktioner. Informationen i cookien är möjlig att använda för att följa en användares surfande på en specifik webbplats.

Vad använder vi cookies till?

Vi använder cookies för att sammanställa statistik för hur besökare använder webbplatsen.

5.1 Besökarstatistik

Vi använder tredjepartscookies för att samla in webbstatistik i Wix Analytics. Wix Analytics placerar en cookie på din dator som samlar in information om hur du surfar på vår webbplats. Vi använder informationen för att se hur vår webbplats används för att kunna förbättra webbplatsen och din upplevelse av den. Statistikverktygets cookie innehåller ingen information om vem du är. Vi kan inte identifiera dig eller din dator.

5.2 Om att lämna eller ta tillbaka samtycke

Är din webbläsare inställd på att tillåta cookies har du lämnat ditt samtycke till att vi placerar cookies på din dator.

Du kan använda vår webbsida utan att några cookies aktiveras. I din webbläsare kan du närsomhelst begränsa eller avaktivera användningen av cookies. Detta kan dock leda till att funktionaliteten och användarvänligheten på vår webbplats blir sämre.

Om du som besökare inte accepterar att webbplatsen använder cookies kan du stänga av funktionen via din webbläsares säkerhetsinställningar, det innebär att inga cookies lagras på din dator. Observera att du måste stänga av funktionen för lagring av cookies på respektive webbläsare som du använder.

6. Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Endast personal med behöriga konton och lösenord har tillgång till de utrymmen och system där personuppgifterna lagras. Våra anställda har också strikta instruktioner att hantera alla personuppgifter i enlighet med gällande lagar och regler.

Personuppgiftsansvarig:
Under Kevlaret, ideell förening, organisationsnummer 802501-2140
Mauri Liebendörfer
mauri@underkevlaret.se
070-220 47 44

7. Synpunkter

Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter så kan du alltid vända dig till Datainspektionen, datainspektionen@datainspektionen.se eller 08-657 61 00.

Du kan läsa mer om datainspektionens tillsyn på https://www.datainspektionen.se/